Dingen

De manier waarop we in organisaties afstemmen is meestal vaneen dodelijke saaiheid. Vertegenwoordigers, meestal leidinggevenden, komen bij elkaar en gaan dan vergaderen. Meestal schiet ons niks beters te binnen. Mocht het al lukken om echt iets af te spreken waar alle deelnemers hetzelfde beeld bij hebben, dan volgt nog een traject om dat tussen de oren te krijgen van hen die het wel aangaat, maar er niet bij waren. 

Het kan ook anders. Vele eeuwen oud is onze traditie van de Ding. In een modern jasje heten ze tegenwoordig ook wel Townhall Meetings. Of Large Scale Interventions. Er zijn misschien wel honderd vormen en varianten. Sommige zijn van een verbluffende eenvoud. Zo kent Botswana de eeuwenoude traditie van de kgotla, waarbij de deelnemers allemaal volledig mogen uitpraten waarna iemand die het vertrouwen geniet van de groep een bindende uitspraak doet. Het is voor westerse waarnemers bijna niet te bevatten tot hoeveel wijsheid het menselijk brein in staat is als je werkelijk luistert en er even niks van vindt. Toch kenden ook onze voorouders dit soort bijeenkomsten.

Twee moderne varianten willen we er hier even uitlichten. De eerste is The World Café, gemodelleerd naar het fenomeen dat café's of varianten daarvan er over de hele wereld verrassend hetzelfde uitzien. Let maar eens op; je ziet vrijwel nooit over een langere periode meer dan vijf mensen met elkaar praten. Het mubilair is daar ook op ingericht - en aan een grotere tafel splits de groep vanzelf in subgroepjes. Net als op verjaardagen en borrels na afloop van de vergadering trouwens. Met een paar eenvoudige doch cruciale spelregels ontstaat zo een gesprek met soms wel honderd deelnemers.

Bekender misschien nog is Open Space Technology. Gebaseerd op vier eenvoudige principes. 1. Het begint wanneer het begint. 2. Het is afgelopen wanneer het klaar is. 3. Het gaat over waarover het moet gaan. En 4. Wie er ook meedoet, het zijn precies de juiste mensen. Het luistert nauw; wie bijvoorbeeld toch naar een bepaalde uitkomst wil toewerken, komt bedrogen uit. Of wie bijvoorbeeld toch overal facilitators aan wil toevoegen, saboteert in feite het proces dat anders geheel natuurlijk tot verbluffende uitkomsten zou hebben geleid.

Dingen, de verzamelnaam die wij graag gebruiken, zijn buitengewoon geschikt voor complexe vraagstukken -vergaderen is meer geschikt voor simpele of hooguit wat meer gecompliceerde zaken. Wel een welgemeende tip; haal er een oude rot bij. Zo eenvoudig en natuurlijk het voelt om eraan deel te nemen, zo precies luistert het faciliteren ervan.